Guía · 4 min de lectura

Copias de seguridad para tu pyme: la regla 3-2-1 explicada

Una copia de seguridad es lo que convierte un desastre en una molestia. Pero casi nadie la prueba hasta que la necesita, y entonces descubre que estaba conectada, incompleta o vacía. Aquí tienes cómo montarla bien, sin ser informático.

Por Hugo Arribas Muñoz · Actualizado el 15 de octubre de 2026

Por qué importa tanto

Las copias te salvan de un ransomware, de un disco que se estropea, de un borrado por error, de un incendio o de un robo. Con una copia reciente y limpia, un problema grave se resuelve en horas. Sin ella, puede acabar con el negocio.

La mayoría de las historias que acaban mal se parecen: había copia, pero estaba conectada al ordenador y también se cifró, o nadie había probado a restaurarla.

Sincronizar no es hacer copia

Carpetas como Dropbox, Google Drive u OneDrive sincronizan: si borras un archivo o un ransomware lo cifra, el cambio se copia también a la nube. Algunas guardan versiones anteriores, y eso ayuda, pero no sustituye a una copia aparte.

Qué copiar

Empieza por lo que no podrías volver a crear:

Documentos, facturas y contratos.
La base de datos de tu programa de gestión o contabilidad (no solo sus archivos sueltos).
El correo y los contactos.
Tu web: archivos y base de datos.
La configuración de servidores, del NAS y del router.
Móviles y portátiles con datos del negocio.

Cómo montarlo, paso a paso

Decide cuánto puedes permitirte perder. Si perdieses un día de trabajo, ¿qué pasaría? La respuesta te dice cada cuánto copiar: a diario para casi todas las pymes.
Primera copia, automática, en un disco externo o un NAS. Lo que depende de acordarse acaba olvidándose.
Segunda copia en otro soporte: un servicio de copias en la nube (que no sea solo sincronización), cifrado y, si se puede, con historial de versiones.
Tercera copia, fuera y desconectada: un disco que guardas en otro sitio y conectas solo para copiar, o una copia en la nube «inmutable», que nadie puede borrar ni modificar durante un tiempo.
Cifra las copias que salgan de la oficina y guarda la clave aparte, en un sitio seguro.
Protege el acceso a las copias con una contraseña distinta de la de tu usuario de siempre y con doble factor.

Prueba la restauración

Una copia que nunca se ha restaurado es una esperanza, no una copia. Basta con:

Cada trimestre, restaurar un archivo cualquiera desde cada copia y comprobar que se abre.
Una vez al año, simular una recuperación completa en un equipo de pruebas.
Apuntar cuánto tardas. Es lo que de verdad necesitas saber el día que haga falta.

Cinco errores habituales

Un disco externo siempre enchufado. Si entra un ransomware, también lo cifra.
Una sola copia, o dos en el mismo sitio. Un robo o un incendio se las lleva todas.
Una carpeta compartida de la red accesible desde todos los ordenadores. Lo que se puede escribir, se puede cifrar.
Nadie sabe restaurar ni dónde está la clave de cifrado.
Copiar archivos pero no la base de datos del programa de gestión, que es lo que de verdad importa.

Revisión de diez minutos al mes

Comprueba que las copias automáticas se han hecho y no han dado error.
Mira que el disco o el servicio en la nube tiene espacio.
Cambia o actualiza la copia que guardas fuera de la oficina.
Restaura un archivo de prueba.
Apunta la fecha de la revisión.

Preguntas frecuentes

¿Qué es la regla 3-2-1?

Tener 3 copias de tus datos (el original y dos copias), guardadas en 2 soportes distintos, con 1 de ellas fuera de la oficina. Así, un solo fallo, robo o ataque no puede acabar con todo.

¿La nube cuenta como copia de seguridad?

Depende. Una carpeta que solo sincroniza (Drive, Dropbox, OneDrive) copia también los borrados y los archivos cifrados por un ransomware. Un servicio de copias con historial de versiones, o una copia inmutable, sí protege.

¿Cada cuánto debo hacer copias?

Depende de cuánto trabajo podrías permitirte perder. Para casi todas las pymes, a diario y de forma automática. Los datos que cambian poco pueden copiarse con menos frecuencia.

¿Un NAS vale como copia de seguridad?

Vale como una de las copias, pero si está siempre conectado a la red, un ransomware puede cifrarlo igual que a los ordenadores. Por eso hace falta además otra copia fuera de la oficina o inmutable.

¿Qué es una copia inmutable?

Una copia que, durante un tiempo, no se puede borrar ni modificar, ni siquiera con tus credenciales. Algunos servicios en la nube lo ofrecen y protege frente a ataques que intentan borrar las copias.

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Fuentes y más información

Esta guía es orientativa y no sustituye el asesoramiento técnico o legal de un profesional. Se actualiza cuando cambian los hechos.